Ликвидация предприятия без проверок и проблем.
Киев и вся Украина
цитата
русукр

Передача документов в архив при ликвидации предприятия (порядок)

В ходе ликвидации предприятия по решению собственника после прохождения проверок в налоговой и пенсионном фонде, обязательно возникает вопрос о передаче определенной документации в местный отдел архивной службы. Справка из архива о принятии документов (чаще это акт приема-передачи документов в архив) входит в перечень обязательных документов, которые подаются государственному регистратору при окончании процедуры ликвидации предприятия по решению собственника.

Итак, документы для передачи в архив формируются по делам. Для среднестатистического предприятия, которое работало с небольшим штатом обычно это 3 (три) дела с учредительными документами, кадровой, бухгалтерской документацией, отчетностью в пенсионный фонд.

Как Вы понимаете, одна из основных целей сдачи документов в архив - это необходимость получения работниками предприятия в будущем соответствующих справок для расчета пенсий. Ведомости в таких справках как раз и будут основываться на данных ранее переданных в архив документах.

Если более детально, то в число документов, которые подлежат обязательной передаче в архив при ликвидации предприятия входят следующие:

Для дела № 1:

  • учредительные документы по предприятию за весь период деятельности, а именно все редакции уставов, учредительный договор (при наличии), свидетельства, протоколы общего собрания участников или решения собственника о создании предприятия, изменении состава участников, местонахождения, наименования, ликвидации предприятия и т.д.;
  • кадровая документация, а именно все приказы руководства по личному составу о принятии, увольнении, переводе, поощрении, премировании, утверждении штата, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы (кроме приказов о предоставлении очередных отпусков), предоставлении декретного отпуска, материальной помощи в конкретном размере;

Для дела № 2:

  • расчетно-платежные ведомости по заработной плате (те, в которых содержатся данные о суммах начислений и удержаний из заработной платы);
  • акт управления Пенсионного фонда Украины, в котором есть ведомости об отсутствии деятельности предприятия или отчеты в пенсионный фонд, или письма предприятия об отсутствии деятельности с отметкой пенсионного фонда о принятии.

Для дела № 3:

  • персонификация, индивидуальная ведомость, ярлык, сведения о работодателе (до 2010 г.), таблица № 6 (после 2010 г.) по месяцам.

Каждое дело должно содержать в себе не более 250 листов (толщина 30-40 мм). Документы в делах необходимо отсортировать по годам (вверху самая ранняя дата, например 2003 г., внизу самая последняя дата, например 2013 г.). Точно также, в каждом году документы должны быть упорядочены от самой ранней даты (сверху) до самой последней даты (снизу).

Если предприятие вообще не вело деятельности с момента своего создания, то формируется только одно дело № 1 с учредительными документами и кадровой документацией по директору (приказ об увольнении с должности директора).

На упорядоченные дела оформляется титульный лист, составляется опись в 2-х экземплярах и акт приема-передачи документов в 4-х экземплярах.

Перед подачей документов в архив для окончательного оформления, необходимо составить письмо-обращение в отдел архива местного совета с просьбой принять документацию.

После принятия отделом архива оформленных надлежащим образом документов, последний, обычно в течении 14 календарных дней, выдает подписанный со своей стороны акт приема-передачи документации. Полученный акт приема-передачи документов подаем государственному регистратору в числе других документов, указанных в статье о ликвидации предприятия по решению собственника, для окончательного прекращения предприятия как юридического лица путем ликвидации.

Данная статья не претендует на исчерпывающий порядок действий по работе с архивом и основана исключительно на практическом опыте работы при проведении ликвидации среднестатистического небольшого предприятия в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью или частного предприятия в Киеве. В других населенных пунктах Украины могут быть свои особенности работы с отделом архивной службы.

Образцы документов в этой статье для скачивания:

Нормативно-правовые источники при работе с архивом:

Смотрите также: как закрыть ЧП (пошаговый порядок), экспресс-ликвидация предприятия, ликвидация предприятия по решению собственника (порядок).